6 dicas para melhorar (quase tudo) em seu consultório

Grande parte dos e-mails e outros contatos que recebo diariamente são de dentistas e outros profissionais da área de saúde com problemas relacionados a:

1. Administrar seus consultórios
2. Entender o que estão fazendo de errado e como fazer certo
3. Montar ou ampliar seus consultórios
4. Captar, manter e cativar pacientes
5. redes sociais
6. Gestão de equipe
7. Gestão de processos ( apesar de a maioria deles não saber o que são os tais processos!) 

Veja algumas solicitações de colegas de norte a sul do Brasil :

• “Estamos a procura de uma consultoria para nos ajudar na organização da clínica, melhora no atendimento e ações de marketing.” Santos – SP
• “melhorias na receita atendimento e em Fidelizar pacientes” Imperatriz -MA
• “necessitamos de consultoria de gestão e captação de clientes na área odontológica” Canoas – RS
• Sou dentista a 10 anos . Já tenho consultório montado . E tenho mais uma sala e gostaria de colocar outra pessoa para trabalhar comigo. Gostaria de uma empresa p ajudar na parte de finanças, marketing” Goiania -GO
• “Preciso definir um padrão para meu consultório, valores, e estilo. Preciso de ajuda para entender como o mercado funciona, e como posso aumentar meu fluxo de pacientes”  Sapezal – MT
• “Alternativas p/ captação de clientes” Curitiba – PR
• “Vou abrir um consultório e gostaria que me assessorassem em questão de sistema e gestão”  São Paulo – SP

1. Princípio das dores

Você quer ter seu consultório de odontologia, “acha” que já esta habilitado tecnicamente a montá-lo, “acha” que tem o capital necessário, porém na hora que começa sua jornada tão sonhada percebe que existem mais percalços que vitórias no seu caminho? 

Começar é sempre complicado, eu sempre digo em meus cursos e palestras e principalmente na da disciplina de Gestão em saúde na graduação de odontologia onde sou o Coordenador e Prof. Responsável e tenho contato com acadêmicos de odontologia que ainda não conhecem a realidade do mercado atual.

Em mais de 25 anos de odontologia conheço um pouquinho de nossa profissão na área técnica e com minha experiência em Gestão tenho tido a possibilidade de ajudar colegas em todos os cantos do Brasil a melhorar seus negócios.

A primeira dica é começar com bastante informação sobre os famosos  “7Ps” ‘do marketing:

•  produto/serviço – a variedade do que você irá oferecer, a qualidade, a marca( você será uma marca!), o tempo de entrega, os tipos disponíveis Em ortodontia por exemplo: autoligado, convencional, lingual, invisivel, removível) , o nível de serviços  pós-venda (sistemas preventivos, controles pós operatórios, as garantias oferecidas;
•  preço – o próprio preço em si em relação aos concorrentes, os desconto oferecidos, as concessões, os prazos de pagamento, o sistema de financiamento;
• promoção – o nível de publicidade, a promoção e a força de vendas, as ações de relações públicas da empresa e o marketing direto;
• praça – os canais de venda utilizados; a cobertura, a variedade, locais, quantas posições de atendimento disponível (cadeiras odontológicas, por exemplo).

Bulgacov (2007) destaca ainda os 3 Ps adicionais existentes para o marketing de serviços (BOOMS; BITNER apud KOTLER, 2001) denominados de pessoas, prova física e processo, sendo:

• → pessoas – o nível de desenvolvimento das pessoas que prestam o serviço como fator fundamental de diferenciação, a ser alcançado por meio de treinamento e motivação;
• → prova física – relacionada ao estilo ou modo de tratamento destinado aos clientes em sua experiência de compra, à aparência do local e das pessoas, à velocidade do atendimento ou da prestação do serviço, à limpeza das instalações;
• → processo – relacionado ao método utilizado para a prestação do serviço, padronizado ou customizado, através de atendimento direto ou tipo self-service, linhas de conhecimento aplicadas.

Quando um profissional de saúde quer montar um consultório a primeira questão é entender que está criando um negócio e a função de todo negócio é remunerar o capital investido, ou seja, você tem um valor investido em um fundo qualquer de investimento, que lhe remunera em cerca de 9 a 14% 2 a 3% ao ano (atualizado em 2020) dependendo do tipo de investimento. Se você optar por tirar seu dinheiro do banco e investir em um negócio tem que ter ao menos uma noção inicial que o lucro que você irá auferir com esse negócio será de pelo menos de 20 a 25%  20% para no mínimo pagar a remuneração de seu capital que poderia estar rendendo no banco e lhe pagar uma taxa pelo risco que está correndo em montar um novo negócio (além do trabalho que isso irá lhe gerar) 

2. Você tem perfil para ser dono de um negócio?

Para tornar um negócio realidade, é preciso ter perfil empreendedor (ao menos um pouquinho) , conhecer a realidade do mercado e organizar um planejamento detalhado criando cenários possíveis. Comece a pesquisar mais sobre os “7 Ps” que descrevi acima e detalhe cada um deles.

Tente criar uma estratégia para seu negócio no papel, antes de sair gastando dinheiro.

O Modelo de Negócios Canvas pode ser uma excelente opção para você começar a delinear a estrutura de seu futuro negócio ou mesmo de um consultório já em funcionamento mas que apresente algum problema. (clique aqui e baixe o modelo ) 

Ser dono, sócio, proprietário de um negócio é muito diferente de ser dentista, médico ou qualquer outro profissional de saúde contratado em uma empresa ou mesmo prestador de serviço autônomo.

Seu nível de comprometimento muda da água para o vinho quando é o seu dinheiro que está em jogo pode acreditar.

Como dono do negócio suas preocupações vão ser multiplicadas por 20 e seu tempo dividido por 10, ou seja, você irá trabalhar até nas horas de folga e pensar em seu negócio “25 horas por dia“. Acha que estou exagerando, pergunte a quem é dono de algum negócio. Portanto esteja ciente disso, depois não vai dizer que ninguém te avisou!

3. Reúna informações

Em seguida, você precisa coletar informações sobre seu mercado para dar subsídio consistente à criação da empresa. Reúna informações e saiba quais dados pesquisar e como fazer o levantamento. Neste momento a ajuda de um profissional mais experiente pode fazer uma grande diferença. 

4. Organize-se

A terceira iniciativa é organizar as informações coletadas. Conheçer o mercado lhe ajudará a construir um negócio mais sólido ou melhorar um já existente e  definir estratégias para posicionar corretamente a empreitada no mercado.

5. Cuidado com as finanças

Um dos grandes perigos na criação de um negócio ou expansão do mesmo, são as finanças. Nem sempre estar faturando muito quer dizer algo positivo. Indicadores financeiros escondem armadilhas que podem levar um consultório as vezes até bem montado e com uma grande carteira de pacientes a quebrar, por isso todo cuidado é pouco. Ajuda especializada de um consultor habilitado pode lhe ajudar a não jogar dinheiro pelo ralo. 

6. Coloque a mão na massa

A última etapa é AGIR, tirar o planejamento do papel e torná-lo realidade. A ação é a etapa mais dolorosa para todo empreendedor.

Em algumas situações, novos consultórios e clínicas ou mesmo os que apresentam problemas de baixa lucratividade, baixa captação de pacientes, despesas excessivas, processos ineficientes, conflitos entre colaboradores precisam de um choque de realidade. Isso nem sempre é possível ser feito por quem está inserido no cerne do problema, logo é interessante analisar a contratação de um consultor especializado. Sim haverá um custo, mas o benefício a médio prazo com certeza irá ser bem maior, pense nisso. 

Espero que esse artigo ajude você e se tiver alguma dúvida deixe seu questão ai nos comentários..

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Forte abraço, 

Marcos Rocha

Referências :

• BULGACOV, S. et al. Administração estratégica: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007.
• KOTLER, P . Marketing para o Século XXI.  Ano: 2001 Editora: Futura
• Quadro de modelo de negócios: para criar, recriar e inovar – Site Sebrae em http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/quadro-de-modelo-de-negocios-para-criar-recriar-e-inovar,a6df0cc7f4217410VgnVCM2000003c74010aRCRD acesso em 10/06/17