Como administrar meu consultório de odontologia?

Muita gente tem me mandado e-mail querendo dicas de como administrar o consultório de forma mais eficiente.

Pesquisando eficiente no Houaiss temos que é: “num nível operacional, é cumpridor e realiza bem as suas funções quanto a normas e padrões” .

Ou seja, se queremos ser eficientes na administração, o dicionário já nos da uma dica: “realiza bem as suas funções quando a normas e padrões”.

A grande sacada para você administrar bem seu consultório e criar normas e padrões. A criação de uma rotina bem elaborada, pode não parecer mas vai lhe fazer economizar um monte de tempo e dinheiro até mesmo quando você tiver que treinar um novo auxiliar.

Fazer as tarefas cotidianas, por menor que elas possam parecer, de forma idêntica todos os dias, faz com que isso vire um hábito e segundo Charles Duhigg em seu excelente livro “O Poder do Hábito” , esses hábitos são facilmente absorvidos pelos gânglios basais de seu cérebro, que colocam nossas ações cotidianas meio que no piloto automático, para liberar o cérebro para realizar outras tarefas.  Por isso ao normatizar tarefas de forma a repeti-las todos os dias da mesma forma, vai gerar uma rotina que brevemente virará um hábito e irá facilitar sua vida. Complexo? Que nada, você faz isso todos os dias sem nem perceber!

Para criar normas e padrões é importante conhecer bem a rotina de seu consultório. Tendo essa rotina bem delimitada, parta para a segunda etapa: a escreva. Sempre que escrevemos algo utilizamos vários de nossos sentidos e isso cria uma sinestesia¹. Isso acaba ajudando a materializar o fato de forma a torna-lo mais facilmente executável. Dúvida? Faça o teste e depois me conta.

Não vou entrar aqui no mérito de saber ou não administrar, isso fica para uma próxima etapa. A dica de hoje é criar uma rotina até que ela vire hábito, quer alguns exemplos práticos:

• Anotar criteriosamente todas contas pagas e recebidas;
• Não misturar o dinheiro do consultório com o seu pessoal;
• Marcar todos os procedimentos executados em todos os pacientes assim que terminar a consulta;
• Ligar todos os dias as 10hs para os pacientes para confirmar o horário de amanhã;
• Pagar todas as contas que vencem no dia as 11 hs;

Entendeu?

Faça uma lista de sua rotina, peça ajuda a seus auxiliares, divida a responsabilidade com eles, mas sem passar a bola (eu disse divida!).

Crie hábitos positivos que levem sua rotina a ficar mais leve e com certeza você irá administrar com muito mais facilidade seu consultório de odontologia.

Forte abraço e bons novos hábitos para você!

Marcos Rocha

Artigo originalmente publicado na Master Dica do Dental Office.

1. cruzamento de sensações; associação de palavras ou expressões em que ocorre combinação de sensações diferentes numa só impressão