Como transformar a sua secretária em uma gestora?

Para comemorar o dia 30 de setembro, dia da Secretária, vamos discorrer um pouco sobre a função atual deste membro de nossa equipe dentro da atual conjuntura.

Vamos deixar para trás de vez a noção equivocada de que secretária é só para atender telefone e marcar horário. Dentistas e outros profissionais de saúde cada vez mais descobrem que a sua secretária é uma peça fundamental na estrutura de sua empresa.

Se você até ontem ainda sub-utlizava sua secretária, talvez por falta de informação, a partir de hoje já não pode mais usar essa desculpa.

Uma secretária é, como já disse uma peça fundamental na estrutura de uma clínica ou consultório. Ter uma funcionária qualificada, bem remunerada e com uma boa formação é fundamental para o crescimento estruturado do consultório. Secretárias devem ser braços direitos dos dentistas, médicos e outros profissionais de saúde, mas além disso, devem receber treinamento e principalmente autonomia para tomar decisões que não dependam diretamente e principalmente não impliquem em grandes questões estratégicas dentro da empresa.

Saber delegar

Saber delegar é o primeiro passo para você, enquanto empresário, conseguir administrar seu tempo. E uma boa e competente secretária com certeza consegue liberar o profissional de tarefas não relacionadas diretamente a atividade principal do negócio. Saber delegar é uma arte, que dá bastante trabalho e exige esforço e dedicação, mas exige principalmente desprendimento e paciência, mas acredite, o esforço vale muito a pena.

Oferecer autonomia para sua secretária é uma tarefa que no começo pode parecer bastante complexa, mas que no fim poderá lhe render boas horas de tranquilidade.

Gestão do consultório

Consultórios da área de saúde, como médicos e odontológicos nos últimos tempos tem se tornado empresas, com administração cada dia mais profissional. Observamos inúmeras vantagens em consultórios e clínicas que conseguem criar uma estrutura exclusiva para cuidar de assuntos administrativos, mas nem sempre há condições de se ter a estrutura de um departamento administrativo ou até mesmo um funcionário específico para assumir funcões mais voltadas para administração dentro da estrutura dos pequenos consultórios e nestes casos recomedamos que haja um treinamento intenso focando na secretária com o objetivo de transformá-la em uma gestora.

Secretária

As funções básicas de uma boa secretária são:

• Ser flexivel
• Ser simpática
• Ser acolhedora
• Ser boa ouvinte
• Ser educada
• Saber se portar dentro da empresa
• Saber se vestir
• Saber conversar
• Saber se calar

Gestora

para se transformar em uma gestora, além das funções acima descrita, a secretária deve ter:

• Noções básicas de finanças
• Habilidades básicas para matemática
• Saber gerenciar conflitos (tanto da equipe como com pacientes)
• Espirito empreendedor
• Saber questionar
• Ter mínimo tino comercial

Como fazer?

Infelizmente não temos a receita de bolo para transformar sua secretária em uma gestora, mas algumas dicas podem ser importantes nesta transformação. Vamos a elas:

1. Confiança é fundamental – Você tem que confiar (quase a sua vida) à sua secretária.. Ela tem que ser seu braço direito;
2. Delegue – depois de confiar você precisa delegar funções. Começe com pequenas tarefas e vá treinando, tanto você (a confiar) como ela a executar. Cobre mas com bom senso. Ninguem nasceu sabendo, nem você DR(A). Acredite no que esta fazendo e delegue de coração e não só por que acha que vai dar certo. Acredite que vai dar certo. É uma árdua tarefa e com certeza em alguns momentos você mesmo vai acabar se irritando e fazendo a tarefa por achar que aquilo é uma perda de tempo. Mas siga em frente, controle-se e o futuro será mais leve para você;
3. Dê autonomia – de nada adianta delegar se a cada passo você fica querendo saber como está sendo realizada a tarefa. Relaxa. Se errar uma vez pede pra fazer outra vez;
4. Estabeleça metas – Com metas e prazos fica muito mais fácil se mensurar se a coisa está indo para onde queremos ou não. Fica dificil alguém trabalhar sem ter regras bem definidas e mais dificil ainda será você cobrar resultados se não estabelecer objetivos e prazos;
5. Estimule/motive – Ofereça compensações financeiras, crie um plano de carreira por menos que seja sua estrutura. Não pense limitado. Pensamentos limitados somente limitam você e seu crescimento, pode acreditar;
6. Agradeça/parabenize – Depois de você confiar, delegar e estimular/motivar não esqueça de parabenizar quando as coisas sairem conforme o planejado. Todo mundo gosta de uma massagenzinha no ego. Faça elogios sinceros e espontâneos tanto em particular como em público. estimule o seu músculo do agradecimento e reconheça o trabalho bem feito sempre que possivel;
7. Comemore realizações – Crie um espirito de equipe e comemore quando o consultório conseguir superar metas estabelecidas. Não fique com todos os louros somente pra você, divida-os com sua equipe e principalmente com sua secretária.

Bem essas são algumas dicas básicas que você pode tentar implantar deve implantar para começar a transformar a sua secretária em uma gestora e assumir mais funcões e responsabilidade dentro da estrutura de sua clínica ou consultório.

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Forte abraço e para as nossas super secretárias desejo felicidades em seu dia e logicamente muito sucesso em todos os outros 364 dias do ano.

Marcos Rocha