Em alguns momentos em nossos consultórios nosso maior problema é quando temos muito paciente para atender, isso parece um paradoxo, mas o atendimento com o aumento da demanda tende a piorar. Quando digo tende, não quero dizer necessariamente que ele irá decair, mas é uma possibilidade que deve ser pensada. Havendo aumento do movimento e com isso uma queda na qualidade seu funcionário terá a fácil desculpa de dizer que foi por culpa do alto movimento, culpa da quantidade de gente atendida, que a clínica não tem capacidade para atender daquele jeito etc.
Para evitar esse tipo de problema o planejamento da estratégia e a preparação tanto da estrutura como da equipe é melhor saída.
Estar preparado para atender uma demanda crescente é algo que um bom planejamento com certeza irá lhe proporcionar.
Por exemplo, você cria um plano de marketing, investe em diversas ferramentas de divulgação, um belo website mas esquece de preparar sua equipe para o aumento da demanda. Uma recepcionista que atenda mal um primeiro telefonema de marcação de consulta, um e-mail não respondido ou respondido com atraso, uma recepção mal cuidada, um manobrista ríspido e tanto outros pequenos detalhes podem jogar por terra todo um esforço de marketing e muito dinheiro investido antes mesmo de seu paciente sentar em sua cadeira.
Plano de marketing em odontologia
Um bom plano de marketing começa antes de se investir em propaganda ou publicidade, ele na verdade deve ser iniciado com a arrumação da casa. Prepare seu consultório e toda sua equipe para receber seus pacientes, tanto os novos como os antigos, capacite suas recepcionistas, secretárias, ACDs, TSBs, ASBs em técnicas de atendimento, monitore os processos que elas fazem com cada tipo de paciente. Por exemplo, pacientes de convênios tendem a demorar um pouco mais em seu atendimento inicial, antecipe isso, peça autorização antecipada. Atrasos em liberação de senhas podem ocasionar atrasos em cascatas em todos os atendimentos de sua agenda diária, ocasionando insatisfação em seus pacientes que nada tem a ver com o problema. Utilize as funcionalidade se seu programa de gerenciamento para antecipar e minimizar esses problemas.
Como fazer?
Então vamos lá, antes de tentar vender algo para um público externo ou captar novos pacientes, tente entender a dinâmica de seu consultório (de verdade!), conheça e padronize seus processos, saiba as rotinas iniciais de atendimento na recepção, entenda o processo de marcação de consultas, verifique se o intervalo entre consultas esta adequado, entenda e valorize os anseios e necessidades de sua equipe, promova treinamento gerais e específicos por área, invista tempo em gente. Afinal ser dentista é cuidar de gente e se você não sabe, não quer ou não consegue cuidar nem de quem está próximo de você como se propor a cuidar de seus pacientes?
Boa sorte!
Marcos Rocha
Obs. Este artigo foi publicado originalmente na Master Dica do Dental Office. Quer acompanhar as Master Dicas no facebook? Clique aqui
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